Assistente Administrativo

Dias de Trabalho: Segunda a Sexta

Horário de Trabalho: Segunda à Quinta-feira das 8h às 12h e das 13h às 18h e sexta-feira das 8h às 12h e das 14h às 18h.

Formação Acadêmica: Ensino Superior cursando em Administração, Direito, Gestão Pública, Processos Gerenciais, Secretariado ou áreas correlatas.

Cursos Complementares: Pacote Office (Excel, Word e Outlook); Gestão documental física e eletrônica; Controle de prazos, protocolos e fluxos administrativos; Elaboração de planilhas, relatórios e indicadores operacionais; Utilização de sistemas corporativos, workflow e gestão eletrônica de documentos; Noções de LGPD e Segurança da Informação; Técnicas de organização, arquivamento e rastreabilidade documental.

Desejável: Noções de Gestão Contratual; Conhecimento básico em Controladoria Jurídica; Conhecimento em sistemas jurídicos, como ProJuris; Conhecimento do Sistema PING; Noções de Compliance, Governança Corporativa e Gestão de Riscos; Conhecimento sobre ANS, ONA e requisitos regulatórios aplicáveis à saúde suplementar; Conhecimento em indicadores e gestão por processos.

Disponibilidades: Horário

Principais Atividades: Gestão de Demandas Receber, registrar, protocolar, cadastrar, organizar e acompanhar as demandas da Assessoria Jurídica, realizando triagens e conferências administrativas conforme os procedimentos estabelecidos. Monitorar o andamento das solicitações, identificar pendências, solicitar informações ou documentos complementares e acompanhar os respectivos encaminhamentos. Encaminhar aos responsáveis técnicos as demandas que exijam análise, orientação, decisão, parecer ou validação especializada. Apoiar o tratamento administrativo de solicitações de titulares de dados pessoais, incidentes de segurança e demais demandas de privacidade, observados os fluxos estabelecidos e as competências dos responsáveis técnicos. Gestão Documental Organizar, classificar, digitalizar, arquivar e manter atualizados documentos físicos e eletrônicos, conforme os procedimentos institucionais. Zelar pela integridade, disponibilidade, organização e rastreabilidade das informações e dos registros sob sua responsabilidade. Controlar versões, revisões, aprovações, vigências e histórico documental, conforme os procedimentos e as orientações estabelecidos. Controle de Prazos e Fluxos Registrar, controlar e acompanhar prazos administrativos, contratuais, processuais e institucionais previamente definidos ou validados pelos responsáveis técnicos. Monitorar vencimentos, renovações, tarefas, compromissos, planos de ação e demais pendências, emitindo alertas, realizando cobranças administrativas e acompanhando os respectivos retornos. Prestar apoio operacional à organização e ao acompanhamento de audiências, perícias, diligências e providências relacionadas ao cumprimento de decisões judiciais e administrativas. Apoiar a execução dos fluxos e procedimentos internos, identificando e comunicando inconsistências ou situações que demandem providências dos responsáveis. Sistemas e Cadastros Realizar cadastros, consultas, lançamentos, registros, atualizações e vinculação de documentos nos sistemas corporativos utilizados pela Assessoria Jurídica, conforme os procedimentos estabelecidos. Criar, tramitar e acompanhar processos administrativos nos sistemas pertinentes, mantendo atualizadas as bases de dados, os controles e os registros relacionados às atividades da área. Realizar conferências operacionais para identificar inconsistências, pendências e necessidades de atualização dos registros, prestando suporte aos usuários na execução de rotinas padronizadas dos sistemas utilizados pela Assessoria Jurídica. Executar registros e controles operacionais relacionados a custas, despesas processuais, depósitos judiciais, pagamentos e provisionamentos, com base nas informações, nos procedimentos e nas validações dos responsáveis técnicos. Apoio à Formalização de Documentos Gerar, preencher, organizar e conferir formalmente documentos e instrumentos padronizados, conforme modelos, parâmetros e procedimentos previamente aprovados. Preparar e encaminhar documentos para assinatura após a respectiva liberação, acompanhando pendências e a conclusão dos procedimentos de formalização. Organizar e controlar contratos, aditivos, termos, processos administrativos e demais documentos institucionais, mantendo atualizados os registros de formalização, arquivamento e respectivas evidências. Comunicação Administrativa Elaborar e encaminhar comunicações administrativas padronizadas, ofícios, e-mails e solicitações de informações e documentos, conforme os procedimentos estabelecidos. Realizar interface com áreas internas, fornecedores, prestadores de serviços e demais interlocutores, acompanhando respostas, solicitando providências e realizando cobranças administrativas. Manter registros das comunicações e submeter à validação dos responsáveis competentes os conteúdos que envolvam posicionamentos técnicos, jurídicos ou institucionais. Relatórios e Indicadores Coletar, extrair, organizar e atualizar informações em planilhas, controles operacionais, bases de dados e sistemas corporativos. Consolidar informações e apoiar a elaboração e a atualização de relatórios, indicadores operacionais e informações gerenciais, conforme os procedimentos estabelecidos. Realizar conferências periódicas para verificar a qualidade, a consistência e a completude dos registros, identificando e comunicando inconsistências ou necessidades de regularização. Apoio à Governança e Conformidade Apoiar administrativamente a organização e a execução de auditorias, treinamentos, capacitações, reuniões, programas de conformidade, acreditação e iniciativas de governança, conforme as orientações estabelecidas. Organizar e manter atualizados documentos, registros, atas, certificados, materiais e evidências relacionados às atividades institucionais, acompanhando participações, conclusões e pendências. Registrar e acompanhar planos de ação, providências e pendências decorrentes das atividades de conformidade, monitorando prazos, responsáveis e evidências de execução. Segurança da Informação e Confidencialidade Zelar pela confidencialidade, integridade e segurança das informações e dos documentos acessados no exercício de suas atividades. Utilizar sistemas, documentos e informações conforme os perfis de acesso autorizados, observando o princípio do mínimo privilégio. Cumprir as normas internas, políticas institucionais e procedimentos relacionados à Segurança da Informação, à proteção de dados pessoais e à gestão documental. Operação e Suporte Técnico Manusear sistemas administrativos e de gestão, e outros necessários para controle e organização das informações. Acompanhar necessidades operacionais, solucionando eventuais falhas técnicas relacionadas à execução das tarefas. Operar equipamentos necessários à execução de atividades afins. Criar e monitorar processos administrativos no sistema PING e outros sistemas de gestão. Conformidade e Segurança Zelar pelo cumprimento das disposições regulamentares internas e da legislação vigente. Acompanhar o processamento das atividades e verificar as condições de higiene e segurança do trabalho, assegurando a normalidade dos serviços planejados e organziados. Orientação e Troca de Informações Receber orientação do seu superior imediato, trocando informações sobre as atividades e as ocorrências, para assegurar a confiabilidade ao trabalho; Informar ao superior imediato sobre os processos e andamento dos trabalhos e resultados alcançados. Outras Atribuições Executar outras atividades similares às previstas para o cargo, conforme exigências da cooperativa.

Competências/Atitudes necessárias: Encanta o Cliente; Gerência Emoções (Inteligência Emocional); Gera Resultados (Foco no Resultados); Coopera para Crescer(Cooperação); Busca a Excelência (aprendizado contínuo e inovação); Engajamento e Sentimento de Pertencimento; Comunicação e Compartilhamento;