Assistente Administrativo

Descrição da vaga

Estamos em busca de um(a) Assistente Administrativo(a) para atuar no acompanhamento e controle de acessos de colaboradores da empresa em clientes da área industrial.O profissional será responsável por garantir que os colaboradores estejam com a documentação, treinamentos, exames, credenciais e demais requisitos necessários para acesso às unidades dos clientes, realizando o acompanhamento dos processos e mantendo as informações atualizadas nos sistemas e controles internos.

Responsabilidades e atribuições

• Realizar o controle e acompanhamento dos acessos de colaboradores às unidades dos clientes;

• Conferir documentação, treinamentos, exames ocupacionais, integrações e demais requisitos necessários para liberação de acesso;

• Realizar cadastros, atualizações e consultas em sistemas e plataformas dos clientes;

• Acompanhar solicitações de credenciamento, integração, treinamentos e liberação de acesso;

• Controlar vencimentos de documentos, treinamentos, certificados, crachás e demais requisitos de acesso;

• Solicitar e acompanhar a regularização de pendências junto às áreas responsáveis;

• Manter contato com colaboradores, clientes e áreas internas para tratar de liberações e pendências;

• Elaborar e atualizar planilhas e controles relacionados aos acessos;

• Acompanhar o status dos processos de acesso e informar as áreas envolvidas sobre pendências ou liberações;

• Organizar e manter arquivados documentos relacionados aos processos de acesso;

• Apoiar o RH e demais áreas administrativas nos processos relacionados à mobilização e desmobilização de colaboradores;

• Cumprir procedimentos internos e requisitos específicos de cada cliente, especialmente aqueles relacionados à segurança e acesso às unidades industriais.

Requisitos e qualificações

• Ensino médio completo, desejável ensino superior em andamento ou completo em Administração, Recursos Humanos ou áreas correlatas;

• Experiência anterior em rotinas administrativas;

• Desejável experiência com controle de acesso, credenciamento, mobilização de colaboradores ou atendimento a clientes do segmento industrial;

• Conhecimento em pacote Office, especialmente Excel;

• Facilidade para utilização de sistemas, plataformas e ferramentas de controle;

• Boa organização para acompanhamento de documentos, prazos e pendências;

• Capacidade de realizar acompanhamento de múltiplas demandas simultaneamente;

• Senso de urgência e capacidade de trabalhar com prazos;

• Facilidade para relacionamento com colaboradores, clientes e áreas internas.

Requisitos desejáveis

• Experiência em empresas prestadoras de serviços industriais;

• Vivência com mobilização e desmobilização de equipes;

• Conhecimento de sistemas de gestão de acesso utilizados por clientes industriais (BexUp, GAP e/ou Wehandle);

• Experiência com documentação para integração e liberação de colaboradores em unidades industriais;

• Conhecimento de rotinas de RH, SESMT ou Segurança do Trabalho.

• Conhecimento em e-Social.

• Experiência com sistema Sênior e TOTVS;

• Habilitação B.