Assistente Administrativo

Atividades:

Prestar suporte administrativo às áreas operacionais e à Diretoria, realizando atividades relacionadas à organização de documentos, atendimento a clientes internos e externos, logística de viagens e serviços gerais, visando garantir a eficiência, organização e fluidez dos processos administrativos da empresa. Atender clientes internos, externos e visitantes, de forma telefônica e presencial, garantindo um atendimento eficiente e cordial, para assegurar um bom relacionamento e fluidez na comunicação organizacional. Realizar serviços de cartório, como reconhecimento de firma, cópias autenticadas e registros, conforme necessidade, para garantir que a documentação da empresa esteja regularizada. Gerenciar a documentação recebida e enviada para a matriz, triando, conferindo e distribuindo documentos, para assegurar que os processos administrativos estejam organizados e atendam aos prazos estabelecidos. Conferir notas fiscais e faturas de pagamento, identificando irregularidades, conferindo cálculos e arquivando documentos de acordo com os procedimentos, para garantir a conformidade fiscal e a correta organização financeira. Acompanhar e organizar a rotina do moto boy, coordenando contratação, organização de rotas e malotes, para garantir a eficiência das entregas e serviços logísticos da empresa. Atualizar planilhas de controle relacionadas a processos administrativos e operacionais, mantendo os dados organizados e acessíveis para a equipe e a liderança. Realizar cotações de passagens e hospedagem, prestando suporte na organização de viagens de colaboradores, e negociando melhores condições para as hospedagens, visando otimizar custos e garantir o bem-estar dos viajantes. Fornecer suporte às necessidades operacionais, identificando demandas específicas, requisitando materiais e garantindo o bom funcionamento da infraestrutura, como controle de materiais de escritório, limpeza e apoio à logística de eventos internos. Preparar salas de reuniões da Diretoria, organizando os recursos necessários (equipamentos, materiais, etc.), para garantir que as reuniões ocorram de maneira eficiente e profissional. Gerenciar serviços gerais, como limpeza e fornecimento de material, mantendo o ambiente de trabalho adequado e funcional. Organizar a agenda pessoal e profissional da Diretoria, agendando visitas e reuniões, para garantir a pontualidade e organização das atividades da liderança. Realizar a logística de viagens (internas e externas), cuidando da contratação de transporte, reserva de passagens aéreas e hotéis, para assegurar que os colaboradores viajem com conforto e sem imprevistos. Acompanhar processos administrativos internos, verificando prazos estabelecidos, localizando documentos e encaminhando protocolos internos, para garantir a eficiência dos processos. Prestar atendimento e realizar outras atividades administrativas correlatas, conforme orientação do superior imediato, para apoiar nas demandas diárias da organização. Cumprir com as normas e procedimentos internos da empresa, assegurando a qualidade, segurança do trabalho, meio ambiente e medicina preventiva, conforme as diretrizes corporativas.

Requisitos
Ensino Médio Completo
Experiência de na área de Administração ou Recepção;
Residir em Senador Canedo

Horário de Trabalho: 07:00 ás 17:00 hs Segunda a Sexta-Feira



 

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