Auxiliar de Facilities

Este profissional terá como objetivo prover suporte à operação diária e à manutenção do escritório, assegurando que a estrutura física e os serviços oferecidos contribuam para o bom desempenho da equipe e o bem-estar no ambiente de trabalho. 

Principais Responsabilidades:

• Solicitar orçamentos, apoiar na seleção de fornecedores, deliberar com a liderança e operacionalizar a contratação de serviços, aquisição de insumos, suprimentos e equipamentos (exceto informática); 
• Realizar o controle da execução, vigências, reajustes, aditivos e encerramentos dos contratos da banca;
• Acompanhar a logística de eventos solicitados pela comunicação e demais Áreas; 
• Verificar diariamente e tomar medidas para garantir que as instalações físicas (ambientes, móveis e equipamentos – exceto informática) estejam em boas condições de uso, identificando potenciais riscos operacionais e comunicar preventivamente a gestão; 
• Atender prontamente chamados e emergências operacionais, realizando manutenções simples do dia a dia de forma eficiente, acionando suporte técnico externo se necessário;
• Agendar, acompanhar e realizar vistorias periódicas de prestadores de serviços para manutenções preventivas e corretivas, realizando breves relatórios para Histórico;
• Acompanhar a execução de serviços de empresas terceirizadas, como limpeza, jardinagem, manutenção ou pequenas obras, conforme contratos ou planos de trabalho, podendo algumas pequenas obras ou serviços serem realizados aos finais de semana; 
• Monitorar a utilização de equipamentos, exceto de informática, garantindo sua manutenção preventiva e substituição, quando necessário; 
• Elaborar, junto a liderança, um plano de manutenção preventiva e corretiva para garantir as boas condições de funcionamento das instalações do escritório; 
• Disponibilizar aos colaboradores e gerenciar os acessos ao edifício dos escritórios, vagas de armários, vagas de garagem, token; 
• Operacionalizar a logística interna do escritório, como mudanças de layout, organização de salas de reunião e eventos, montagem de kits e organização de materiais; 
• Ser o ponto de contato para colaboradores em questões operacionais (ex: materiais, ambiente de trabalho, acessos, estacionamento, token); 
• Acompanhar a execução contratual dos serviços terceirizados, exceto de informática, monitorando e reportando o cumprimento do plano de trabalho e indicadores de desempenho, buscando a resolução de problemas quando identificado; 
• Apoiar na transmissão de informações operacionais relevantes aos colaboradores, como horários de mudança do edifício, regras para uso de elevadores, manutenções programadas, normas de convivência e outros; 
• Manter o inventário de equipamentos, exceto de informática, e mobiliários do escritório organizado e atualizado; 
• Organizar e controlar o estoque de materiais de escritório, insumos, suprimentos e recursos necessários para a operação do escritório, bem como os materiais dispostos no depósito; 
• Levantar informações para relatórios gerenciais sempre que solicitado (ex. listar todas as manutenções corretivas do mês ou gastos com materiais); 
• Apoiar na implementação e fiscalização de práticas sustentáveis e de redução de custos operacionais (energia, papel, água); 
• Contribuir com projetos de melhoria da infraestrutura e ambiente de trabalho, alinhados à inovação e eficiência;
• Realizar coleta e entrega de documentos, materiais, correspondências e pequenas encomendas entre áreas do escritório ou externamente. 
• Efetuar pagamentos simples e serviços em cartórios, bancos, correios, fornecedores e clientes, conforme solicitação/orientação recebida; 
• Controlar correspondências internas e externas, incluindo coleta de assinaturas e distribuição de documentos. 

Requisitos:

• Conhecimento em Excel e Pacote Office;
• Experiência prévia em funções similares em ambientes corporativos ou serviços terceirizados.