#1666 - Secretária Executiva

BM VAGAS em parceria com empresa de grande porte do segmento de franquias, seleciona Secretária Executiva em BH.

Sobre a vaga

Horário: Segunda a Sexta - Feira 8h30 às 19h (1h30 de almoço)

Responsabilidades

• Planejamento e atualização contínua da agenda executiva pessoal e profissional
• Organização e controle de tarefas via Trello, com:
• Priorização e categorização de demandas
• Delegação para equipe e alertas de prazos
• Mensagens de confirmação de agenda com participantes das reuniões do dia
• Organização da agenda conforme guarda dos filhos, respeitando prioridades pessoais
• Almoços de networking estratégicos, com curadoria de participantes e locais
• Inserção de pausas inteligentes e estratégicas entre compromissos
• Antecipação de conflitos de agenda e reorganização proativa
• Criação de plano B (horário/local/formato) para reuniões importantes
• Briefings emocionais antes de reuniões sensíveis: histórico, clima e posturas
• Criação e envio de propostas comerciais personalizadas
• Organização e atualização do CRM pessoal do Vinicius (leads, status, anotações)
• Garantir a assinatura de contratos com envio, cobrança, confirmação e arquivo
• Organização de materiais comerciais e templates atualizados
• Envio de brindes/livros personalizados para clientes estratégicos com mensagens especiais
• Controle de follow-ups comerciais e pós-reuniões importantes
• Controle e aprovação de pagamentos PF (diários e semanais)
• Elaboração de RDVs (Relatórios de Despesas de Viagem) com notas organizadas
• Organização de comprovantes, controle de vencimentos e envio para contabilidade
• Monitoramento de reembolsos e despesas variáveis (viagens, eventos, serviços)
• Organização da alimentação diária saudável (marmitas, suplementos, cápsulas)
• Agendamento de consultas, check-ups, exames e retornos
• Lembretes e controle de pós-procedimentos
• Gestão de facilidades pessoais e logísticas: lavanderia, carro, manutenção, serviços pontuais
• Garantir que locais de reunião ou trabalho tenham itens preferenciais (café, água, ambiente)
• Manutenção de calendário de aniversários e datas importantes (familiares, clientes, equipe)
• Organização de presentes, flores e mensagens com antecedência e relevância
• Triagem e resposta inicial de e-mails e mensagens (WhatsApp) com filtro de prioridade
• Elaboração de resumos semanais com pendências, decisões e próximos passos
• Criação de mensagens estratégicas para parabenizações, homenagens ou posicionamentos públicos
• Controle de acessos físicos e digitais ao Vinicius – proteção contra desgastes e dispersões
• Criação e manutenção de blacklist e whitelist emocional: quem energiza, quem esgota
• Monitoramento de menções públicas e exposição digital
• Criação de respostas institucionais sensíveis para imprensa ou contatos delicados
• Manutenção da Pasta de Blindagem: provas, contratos, mensagens e registros críticos
• Preparação de contramedidas discretas para cenários de risco pessoal ou reputacional
• Definição de presença estratégica em eventos, mídias e reuniões públicas
• Organização de logística, estética e posicionamento de marca pessoal
• Supervisão de interações públicas: com quem estar, onde sentar, o que postar ou não postar
• Microgestão de Grandes Detalhes
• Conhecimento e atenção constante às 5 pessoas mais importantes da vida de Vinicius
• Lista de “agrados poderosos” (pequenos gestos com grande valor simbólico)
• Antecipação de necessidades emocionais: café antes da reunião, playlist para foco, respiro pós-evento
• Preparação dos ambientes com os detalhes certos: luz, temperatura, café, silêncio, layout
• Capacidade Para Ser Uma Sombra – O que Só Ela Pode Fazer
• Lidar com segredos, contratos, operações sigilosas e manobras táticas sem vazamento
• Criar respostas humanas, firmes e diplomáticas para situações tensas

Requisitos

• Experiência comprovada na função.
• Domínio do pacote Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Conhecimento em organização de eventos.

Habilidades

• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Organização e proatividade.
• Discrição e confidencialidade.
• Habilidade em resolução de problemas.
• Capacidade de trabalhar sob pressão.